一、政策声明

校区认识到其在收集、维护和传播州法规规定的公共数据方面的责任。本政策旨在指导校区员工在允许的范围内传播此类数据。

II. 一般性政策声明

学区在处理公共数据请求时，将遵守《明尼苏达州政府数据实践法》（明尼苏达州法规第13章，简称MGDPA）及明尼苏达州法规第1205.0100-1205.2000部分的规定。

三、定义

1. 个人保密数据
   
   根据适用该数据的法规或联邦法律规定不予公开的数据，且该数据所涉及的个人无法获取。
    
2. 个人数据
   
   所有政府数据中，凡涉及可识别特定个人的主体信息，除非能明确证明姓名或其他识别数据仅为数据附带信息，且数据访问不涉及任何个人的姓名或其他识别数据。
    
3. 数据实践合规官
   
   数据实践合规官是学区指定的员工，任何人若对获取数据存在问题或其他数据实践问题有疑问或顾虑，均可向其提出。负责机构可能是数据实践合规官。
    
4. 政府数据
   
   "政府数据"指学区持有的所有记录信息，包括纸质文件、电子邮件、U盘、CD、DVD、照片等。
    
5. 个人
   
   "个人"指自然人。若涉及未成年人或《明尼苏达州法规》第524.5-102条及第524.5-103条第6款定义的无行为能力人， 第6款所定义的未成年人或无行为能力人，"个人"包括其父母或监护人，或在父母或监护人缺席时代行父母或监护人职责的个人。但若主管机构认定隐瞒数据符合未成年人最佳利益，则应未成年人要求，主管机构可拒绝向父母或监护人，或在父母或监护人缺席时代行父母或监护人职责的个人披露数据。
    
6. 查阅
   
   "查阅"指对纸质及类似形式的政府数据进行目视检查。查阅不包括由学区打印副本的行为，除非打印副本是提供数据查阅的唯一方式。
    
7. 非公开数据
   
   根据适用于该数据的法规或联邦法律，非个人数据应：(a) 不向公众开放；(b) 仅向数据主体（如有）开放。
    
8. 非公开数据
   
   任何依据法规、联邦法律或临时分类被列为机密、私密、非公开或受保护非公开的政府数据。
    
9. 个人隐私数据
   
   根据法规或联邦法律规定，此类数据：(a) 不得公开；(b) 数据主体本人可访问。
    
10. 受保护的非公开数据
    
    根据适用于该数据的法规或联邦法律，非个人数据（a）不公开且（b）数据主体无法获取。
     
11. 公共数据
    
    "公共数据"指由学区收集、创建、接收、维护或传播的所有政府数据，除非依据法规、临时分类规定或联邦法律被归类为非公开或受保护的非公开数据；或就个人数据而言，被归类为私人或机密数据。
     
12. 负责机构
    
    指由校董会指定的、负责收集、使用及传播任何个人数据、政府数据或汇总数据的个人，除非州法律另有规定。在校董会指定相关人员之前，负责机构为学监。
     
13. 汇总数据
    
    基于个人数据但无法识别具体个体的统计记录与报告，其中既无法确定个人身份，亦无法通过任何特征唯一识别特定个体。除非依据《明尼苏达州法规》第13.06条、其他法规或联邦法律进行分类，否则汇总数据属于公开信息。

四、负责机构、数据实践合规专员

学区已指定教育总监为负责维护和保障学区记录的权威机构，并指定助理教育总监或人力资源执行总监为数据实践合规官，任何有关获取数据、数据主体权利或其他数据实践事项的问题或疑虑均可向其提出。有关学区数据隐私实践和程序的问题应直接向数据实践合规官咨询。

1. 主管当局将制定程序，确保该地区及时响应政府数据请求。

V. 个人数据主体的数据

1. 所有个人数据的收集与存储，以及个人隐私和机密数据的使用与传播，应仅限于立法机构或学区特别授权的项目管理所需，或联邦政府强制要求的项目管理所需。
    
2. 根据明尼苏达州法规第13.04条规定，学区不得为除收集时告知个人之目的以外的任何目的收集、存储、使用或传播个人隐私或机密数据，但明尼苏达州法规第13.05条第4款另有规定的情况除外。
    
3. 经向主管机关或其指定人员提出请求，个人有权获知自身是否为存储个人数据的对象，以及该数据是否被归类为公开、私人或机密。若进一步提出请求，作为存储的私人或公开个人数据对象的个人，有权免费查阅该数据，并可要求获知该数据的内容及含义。
    
4. 在向个人展示其私人数据并告知其含义后，该数据在六个月内无需再次向该个人披露，除非存在根据本条提起的争议或诉讼，或已收集或创建该个人的其他数据。
    
5. 负责机构或其指定人员应在数据主体提出请求时提供私人或公共数据的副本。负责机构或其指定人员可要求申请人支付制作和认证副本的实际费用。
    
6. 主管机关或其指定人员应立即（如可行）或在收到请求之日起十日内（不含周六、周日及法定节假日）遵从依据本款提出的任何请求，若无法立即遵从则应在上述期限内完成。
    
7. 数据主体有权质疑公共或私人数据的准确性或完整性。行使此权利时，个人应以书面形式向主管机构说明异议性质。 主管机构须在30天内采取以下任一措施：(1) 更正被认定不准确或不完整的数据，并尝试通知曾接收过不准确或不完整数据的接收方（包括数据主体指明的接收方）；或(2) 通知数据主体该机构认为数据准确无误。存在争议的数据仅在披露时附有数据主体的异议声明方可公开。
    
8. 责任机构的裁定可依据《行政程序法》中关于争议案件的规定提出上诉。收到个人上诉后，专员在根据《明尼苏达州法规》第14章要求发出争议案件听证令及通知前，应尝试通过教育、协商、调解或劝说等方式解决争议。若各方同意，专员可将案件移交调解。 上述努力后，专员应驳回上诉或签发听证令及通知。
    
9. 任何个人成功提出异议的个人数据，政府机构必须予以完善、更正或销毁，且不受《明尼苏达州法规》第138.17条规定的约束。
    
10. 在完成、更正或销毁成功被质疑的数据后，学区可保留行政专员依据《明尼苏达州法规》第14章签发的命令副本；若未签发命令，则可保留一份不包含成功被质疑数据具体内容的争议摘要。

VI. 数据主体提出的数据请求

1. 所有个人主题数据的请求必须以书面形式提交给数据实践合规官。
    
2. 个人主题数据请求必须包含以下信息：
    
   1. 声明某人作为数据主体，要求获取关于该个人或其作为父母或监护人的学生的数据；
       
   2. 请求提交日期；
       
   3. 对所请求数据的清晰描述；
       
   4. 证明该个人是数据主体或数据主体的父母或监护人；
       
   5. 确定数据提供形式（例如查阅、复制、查阅与复制兼有等）；以及
       
   6. 联系请求者的方式（例如电话号码、地址或电子邮件地址）。
       
3. 若数据请求内容不明确，主管机构可在作出回应前要求申请人予以澄清。
    
4. 政策515（学生档案保护与隐私）规定了学生或其家长申请获取教育档案和数据的相关事宜。

七、 公共数据请求

1. 所有公共数据请求必须以书面形式提交，并发送至数据实践合规官。
    
   1. 公共数据申请必须包含以下信息：
       
      1. 请求提交日期；
          
      2. 对所请求数据的清晰描述；
          
      3. 确定数据提供形式（例如查阅、复制、查阅与复制兼有等）；以及
          
      4. 联系请求者的方式（例如电话号码、地址或电子邮件地址）。
          
   2. 除非法律另有明确授权，数据请求者无需提供身份信息，亦无需说明数据请求的理由。仅为便利获取数据之目的，可要求个人提供特定的身份识别或说明信息。
       
   3. 公共数据请求（包括请求者身份信息，若已提供）属于公开信息。
       
   4. 数据合规专员在处理数据请求时，若请求内容不够明确，可要求请求方进行澄清后再作回应。
       
2. 数据合规官将在合理的时间和地点对数据请求作出如下回应：
    
   1. 数据实践合规官将以书面形式通知请求方如下：
       
      1. 所请求的数据不存在；或
          
      2. 所请求的数据确实存在，但请求者无法访问全部或部分数据；或
          
         1. 若数据合规官认定所请求数据属于机密信息，故拒绝向请求人提供访问权限，主管机构应尽快以书面形式将该决定通知请求人，并应援引作出该决定所依据的具体法定条款、临时分类规定或联邦法律的具体条款。
             
         2. 当数据访问请求被拒绝时，数据实践合规官应应请求人的要求，以书面形式证明该请求已被拒绝，并援引拒绝依据的具体法定条款、临时分类或联邦法律的具体规定。
             
      3. 所请求的数据确实存在，并已安排数据查阅事宜，明确数据可领取的时间，或说明数据将通过邮寄方式发送。若申请人在约定查阅时间和地点未现身，或在收到通知后十（10）个工作日内未领取数据，学区将认定该数据不再需要，并视该请求已终止。
          
   2. 学区的响应时间可能受以下因素影响：具体请求的规模和复杂程度（包括数据的必要编辑），以及特定时间段内收到的请求数量。
       
   3. 学区将应要求对响应数据中包含的技术术语、缩写或首字母缩略词提供解释。
       
   4. 根据《密歇根州政府数据隐私法》，学区无需为响应数据请求而创建或收集新数据，亦无需以特定形式或排列方式提供响应数据——若该数据本就未以该形式或排列方式保存。
       
   5. 学区无需回应与特定数据请求无关的问题，亦无需回应泛泛的数据请求。

八、摘要数据请求

1. 应以书面形式向主管当局提出编制摘要数据的请求。
    
   1. 请求编制摘要数据时，必须包含以下信息：
       
      1. 请求提交日期；
          
      2. 对所请求数据的清晰描述；
      3. 确定数据应以何种形式提供（例如查阅、复制、查阅与复制并行等）；以及
          
      4. 联系请求人的方式（电话号码、地址或电子邮箱地址）。
          
2. 主管机构将在收到请求后十（10）个工作日内作出回应，准备摘要数据并告知请求方以下事项：
    
   1. 编制摘要数据的估计费用（如有）；以及
       
   2. 所要求的汇总数据；或
       
   3. 一份书面声明，说明准备所要求摘要数据的时间安排，包括任何延误的原因；或
       
   4. 一份书面声明，说明主管当局为何认定请求人的查阅行为将危及私人或机密数据。
       
3. 学区应要求申请人在学区开始准备摘要数据之前预付全部或部分摘要数据准备费用。

九. 费用

1. 公共数据
    
   1. 学区将按以下标准收取复印件费用：
       
      1. 黑白复印件（信纸或法律尺寸纸张）在100页以内，单面复印每页收费25美分，双面复印每页收费50美分。
          
      2. 超过100页或在其他材料上复制的文件，其收费标准将依据实际检索数据、调取资料及制作副本的成本计算，除非相关费用已由法律或规章明确规定。
          
         1. 复制的实际成本包括员工时间、数据复制所用材料的成本以及邮寄费用（如有）。
             
         2. 此外，若学区不具备制作复印件（例如照片）的能力，则将收取学区实际支付给外部供应商的费用。
             
   2. 所有费用必须在收到副本前以现金或银行本票/汇票支付。
       
2. 摘要数据
    
   1. 在编制摘要数据前，申请方应先行支付所有相关费用。
       
   2. 学区可按以下方式评估汇总数据编制相关费用：
       
      1. 材料成本，包括纸张费用；编制摘要数据所需的人工成本；学区制定的标准复印收费标准；从机器化记录系统（包括计算机和微缩胶卷系统）制作此类复印件所需的任何特殊费用；
          
      2.  学区可考虑所编制摘要数据的合理价值，并在适当情况下降低向申请人收取的费用。
          
3. 属于个体主体的数据
    
   1. 负责机构或其指定人员可要求申请者支付制作及认证副本的实际费用。
      
      当数据主体仅要求查阅私人数据时，负责机构不得向其收取任何费用。

X. 年度审查与公示

1. 负责机构应制定书面数据访问政策及数据主体权利政策（包括学区为数据主体访问公共或私人个人数据所采用的具体程序）。负责机构应根据需要更新政策，最迟于每年8月1日前完成更新，并在人员变动、程序调整或其他影响公众数据访问能力的情况发生时及时修订政策。
    
2. 政策文件应通过以下方式向公众提供便捷获取途径：向公众免费分发政策副本；在学区内公众易于接触的醒目位置张贴政策文件；或在学区网站上发布政策文件。

通过日期：2008年5月11日
修订日期：2021年12月16日
通过日期：2022年1月6日
修订日期：2022年10月27日
通过日期：2022年11月31日