一、 政策声明

本政策的目的是为学区管理人员和员工提供关于使用广播、电子邮件和群发数字消息系统等大众传播工具的指导方针。

二、 总体政策声明

校董会认识到，与学生、教职员工及家庭保持沟通对于建立学校及学区之间的信任与支持关系至关重要。虽然与个人进行面对面沟通最为理想，但校董会同时也认识到，大众传播工具在向不同受众传达重要信息方面具有高效性。 然而，委员会也意识到某些沟通工具可能被过度使用，且具有侵扰性。鉴于学生、教职员工及家庭属于受众群体，任何学校或学区范围内的公告应仅限于学校事务及与学校或学区利益密切相关的活动。

三、 定义

1. “公告”是指向 学生、教职员工或学生家庭发布的所有口头及书面通知（例如：广播、视频屏幕、电子邮件或电话通知、其他口头通知、通告、传单和海报）。
2. 与学校相关的公告可能 包括与学校或学校团体合作开展活动的民间团体发布的公告 ，这些活动旨在为社区所有青少年提供感兴趣的内容，以及/或涉及全州或全国范围的人道主义项目，例如红十字会或联合募捐会。
3. 公共广播是指在学校各处和/或校园内使用扬声器。
4. 大规模数字信息发送的定义包括发送给超过一个班级学生数量的电子邮件、短信以及新兴的数字信息发送功能。
5. 电话短信服务被定义为一种用于拨打多个电话号码的自动化系统。
6. 紧急情况是指 导致学校停课或教学中断的情况，或是个人或群体面临受伤或死亡风险的情况。
7. “与学校相关的活动”是指学校组织的活动、由学生就读学校的学生及家长组织赞助的活动，以及由学区协调或赞助的学生、家长和社区活动，包括明尼通卡社区教育项目。
8. 公共机构或组织是指那些由税收资助的机构。例如：市政活动、选举、公开听证会以及警察局和消防局的信息。
9. 社区组织——（公民/慈善/学生）是指不以营利为目的的组织。
10. 兄弟会组织是指为社区内特定群体谋福利而运作的组织。
11. 商业组织/个人是指以营利为目的的企业，或未隶属于本文件所定义组织的个人，且其提供的机会或活动能够为学校和/或学区筹集资金。

四、 责任

1. 学监或其指定人员应负责确保所有全学区公告的有效性和相关性。
2. 学校校长或其指定人员应确定所有学校公告的有效性和相关性。

五、 使用参数

1. 广播通知应在对教学活动干扰最小的时段发布。各学校可自行指定发布或分发通知的地点、时间和时长。学校办公室应尽最大努力，避免在白天除指定通知时间以外的其他时段发布通知。
    
2. 获得群发系统使用权限的教师或教练，仅可向系统授权覆盖的学生或家长群组发送消息，且所有消息必须与学校事务相关。
    
3. 除紧急情况外，电话留言应限制在上午9:00至晚上9:00之间，并尽可能避开下午5:30至7:00的晚餐时间。
    
4. 可向学生发布通知，告知他们社区支持组织提供的资料或活动。
    
5. 当兄弟会组织主办的奖学金项目能直接惠及学生时，将允许张贴少量海报。此外，也可发布直接惠及学生的奖学金项目公告。
    
6. 任何旨在为我校筹集捐款的商业/个人合作项目，均须事先获得学监或其指定人员的批准。一旦获批，可发布相关商业活动的公告，仅供参考。 听到或收到相关公告的学生必须明确知悉，购买或使用该产品或服务完全出于自愿。（这包括年鉴、班级戒指、照片、毕业通知，或其他具有历史意义或传统意义的产品或服务，这些产品或服务应能充分促进校园精神、方便学生及家长，或为学生组织提供资金。）
    
7. 教育局长负责制定关于使用群发信息系统的补充程序和指南。此类指南及相关培训应重点强调群发信息的受众、主题、发送时机和频率。