一、政策声明

本政策旨在为学区管理人员和员工提供使用大众传播工具的指导方针，包括公共广播系统、电子邮件及大众数字消息系统等。

II. 一般性政策声明

校董会认识到与学生、教职员工及家庭保持沟通对于建立信任关系、支持学校及学区发展的重要性。虽然与个人进行直接沟通最为理想，但校董会也认可大众传播工具在向不同受众传递重要信息时的效率。 然而，委员会对某些通讯工具可能出现的过度使用及侵入性问题保持高度敏感。鉴于学生、教职员工及家庭属于固定受众群体，任何全校或全学区范围的公告应严格限定于学校事务及与学校或学区利益密切相关的活动。

三、定义

1. 公告定义为 向学生、教职员工或学生家庭提供的所有口头及书面通讯（例如：公共广播、视频监控、电子邮件或电话通知、其他口头通告、公告、传单及海报）。
2. 学校相关公告可 包含与学校或学校团体合作开展活动的民间团体公告，这些活动旨在服务社区全体青少年，或涉及全州乃至全国范围的人道主义项目，例如红十字会或联合基金。
3. 公共广播系统指在整个学校及/或校园范围内使用扬声器进行广播的行为。
4. 大规模数字信息发送的定义包括：发送给超过一个班级学生数量的电子邮件、短信以及新兴数字信息发送功能。
5. 电话短信服务被定义为一种自动呼叫多个电话号码的系统。
6. 紧急情况是指 导致学校关闭或中断的状况，或个人或群体面临受伤或死亡风险的状况。
7. 与学校相关的活动定义为：学校组织的活动、学生就读学校的学生及家长组织赞助的活动，以及由学区协调/赞助的学生、家长和社区活动，包括明尼通卡社区教育项目。
8. 公共机构或组织被定义为由税收支持的实体。例如市政活动、选举、公开听证会以及警察/消防部门的信息。
9. 社区组织——（公民/慈善/学生）被定义为不以营利为目的的组织。
10. 兄弟会组织被定义为旨在为社区内特定群体谋福利的组织。
11. 商业组织/个人指非营利性企业或未隶属于本文所定义组织的个人，其提供的机会或活动可为学校及/或学区创造资金支持。

IV. 责任

1. 学监或其指定人员应负责确保所有全学区公告的有效性和相关性。
2. 学校校长或其指定人员应确定所有学校公告的有效性和相关性。

V. 使用参数

1. 广播通知应在对教学活动干扰最小的时间段发布。各学校可自行指定公告张贴或分发的地点、时间及持续时长。校方应尽最大努力避免在指定通知时间之外的日间时段发布公告。
    
2. 获准使用群发消息系统的教师或教练，仅可向获准使用该系统的学生或家长群组发送消息，且所有消息必须与学校事务相关。
    
3. 除紧急情况外，电话留言服务应限制在上午9:00至晚上9:00之间，并尽可能避开晚间5:30至7:00的晚餐时段。
    
4. 可向学生发布公告，告知他们社区支持组织提供的材料或活动。
    
5. 兄弟会组织在赞助直接惠及学生的奖学金项目时，可张贴限量海报。同时也可发布直接惠及学生的奖学金项目公告。
    
6. 任何为我校筹集捐款的商业/个人合作项目，均须事先获得学监/指定人员的批准。经批准后，可发布相关商业项目的公告以供信息参考。 听闻或接收该公告的学生须明确知悉：购买或使用该产品/服务完全基于自愿原则。（此类产品包括但不限于：年鉴、班级戒指、照片、毕业公告及其他具有历史意义或传统价值的产品/服务，其收益可有效提升校园精神、便利师生家长或资助学生组织。）
    
7. 局长负责制定群发消息系统的补充程序和指导方针。此类指导方针及相关培训应重点强调群发消息的受众、主题、时机和频率。