一、 目的

根据明尼苏达州学区通用记录保留时间表，明尼通卡学区的政策规定，其记录（包括纸质和电子记录）的保留期限仅限于满足法律、审计及管理要求所必需的时间。 在每种情况下，官方保留期限应尽可能缩短，以最大限度地减少宝贵空间的占用，提高效率，协助学区的日常运营，并降低不必要记录库存的存储成本。

二、 总体政策声明

《明尼苏达州法规》第138.17条通过授予持续处置记录的权限，为政府记录的管理提供了框架。首先，学区教育委员会必须采纳《学区一般记录保留时间表》的全部或部分内容。一旦完成采纳，学区必须向记录处置小组提交《采纳通知书》。 明尼苏达州历史学会将签署并退回《采纳通知书》给学区。届时，学区将有权根据该时间表处置记录。

附表中所列的保存期限代表了记录必须保留的最短时间。一旦达到该保存期限，即可按照附表中的规定，将记录销毁或移交至州档案馆。如果某些记录系列需要保留的时间超过了所列的保存期限，则应针对这些记录制定相应的楼宇或部门政策。

清单中标注为“归档”的记录，未经明尼苏达州历史学会州档案馆馆长的特别书面许可，不得移交至地方历史学会、博物馆、公共图书馆或相关个人。

附表中规定的保存期限适用于任何形式的档案（纸质、计算机磁带或磁盘、微缩胶片等）。但是，如果决定更改档案的形式（例如，将纸质档案制成微缩胶片），则不得批准销毁原始档案。如果正在考虑更改档案的形式，请联系明尼苏达州历史学会州档案部。

根据通用销毁时间表销毁的记录，必须向明尼苏达州行政部和明尼苏达州历史学会报告（《明尼苏达州法典》第138.17条第7款）。为此，请使用《记录销毁报告》的副本。

未列入保留期限表的记录，在未提交“销毁记录授权申请”或《明尼苏达州记录保留期限表》的情况下，不得予以销毁。

无需保留副本。

所指的保存期限是指必须保存该记录的最短时间。

• 明尼苏达历史学会采纳通知（PDF）
• 学区一般记录保存期限表（PDF）