一、目的

明尼通卡学区的政策是，根据明尼苏达州的《学区一般记录保留期限表》，其记录（包括纸质 和电子记录）的保留期限仅限于满足法律、审计和管理要求所必需的时间。在每种情况下，正式保留期应尽可能短，以尽量减少宝贵空间的使用，提高效率，协助学 区的日常运作，并降低不需要的记录库存的存储成本。

II. 一般性政策声明

明尼苏达州法规第138.17条通过授予持续处置记录的权限，为政府档案管理提供了规范方案。首先，学区董事会必须全盘或部分采纳《学区通用档案保留计划》。完成采纳后，学区须向档案处置委员会提交《采纳通知书》。 明尼苏达州历史学会将签署该《采纳通知书》并返还学区。此时学区即获得依据该计划处置档案的法定权限。

档案保留期限表所列的保留期限为记录必须保存的最短时间。达到该保留期限后，记录可按表中指示予以销毁或移交州档案馆。若某些记录系列需保留时间超过所列期限，则应为该类记录制定建筑物或部门政策。

在档案清单中标注为档案级的记录，未经明尼苏达州档案馆馆长及明尼苏达历史学会的书面许可，不得移交至地方历史学会、博物馆、公共图书馆或相关个人。

该时间表所列的保存期限适用于记录的任何形式（纸质、计算机磁带或磁盘、微缩胶卷等）。但若决定变更记录形式（例如将纸质记录微缩胶卷化），则原始记录可能不得予以销毁。如考虑变更记录形式，请联系明尼苏达州历史学会州档案部。

根据常规时间表销毁的记录必须向明尼苏达州行政部及明尼苏达历史学会报告（明尼苏达州法规第138.17条第7款）。为此请使用《记录销毁报告》副本。

未列入计划表的记录，未经提交《记录处置授权申请》或《明尼苏达州记录保留计划表》不得销毁。

无需保留重复副本。

所引用的保留期限是指记录必须保存的最短时间。

• 明尼苏达州历史学会收养通知书（PDF）
• 学区常规档案保存期限表（PDF）