一、 目的

本政策的目的是规定明尼通卡第276独立学区报销员工特定公务费用的条件。除非经校董会批准的个人雇佣合同另有规定，否则本政策适用于学区所有员工。

所有出省差旅，或任何涉及住宿的省内差旅，均须由员工的直属上级使用《休假申请/带薪休假申请表》提前批准。

二、授权

学区仅报销与员工履行工作职责直接相关且经学监或其指定人员批准的实际费用。可报销的费用包括交通费、餐费、住宿费、注册费、必需材料费、停车费以及其他合理且必要的与学区公务相关的费用。

三、 报销

1. 报销申请必须使用学区规定的正式表格逐项列明，并提交给学监或其指定人员。住宿、商业交通、项目注册费及其他合理且必要的费用的收据必须随报销表一并提交。
    
2. 汽车出差的报销标准应按照校董会规定的里程费率执行。商业交通费用应以“经济舱”票价为准，且仅报销与经批准的差旅相关的实际费用。

四、 制定指示和指南

教育委员会应制定学区业务费用的报销标准，包括需事先批准的费用及具体报销标准。教育总监或其指定人员应制定相关指示和指南，明确报销申请的提交方式及时间。

五、 责任

1. 遵守本政策的责任主要体现在三个方面：
    
   1. 提交报销申请的员工有责任确保该支出符合公共目的，并按本程序的要求提供充分的证明文件。
       
   2. 签署报销申请的负责人有责任确保：该笔支出确系为公共目的而由员工所为；已备有适当的凭证；且该笔支出在合理情况下无法通过学区的采购程序进行。
       
   3. 指定业务办公室的官员负责确保报销单填写正确，并确保单据上已加盖相应的监督签字。
       
2. 如果教育局长、其指定人员或校董会认定该员工支出的费用不符合公共目的，则该报销申请将被驳回，相关费用应由该员工自行承担。
    
3. 对于超出该活动业务目的合理需求范围的费用，本区将不予报销。
    
4. 预先批准员工业务费用的主管可以对该费用设定特定条件，包括但不限于批准报销的最高金额。
    
5. 在任何情况下，学区均不会报销员工在执行学区公务期间产生的任何酒精饮料费用、娱乐费用，或其配偶、伴侣或子女的相关费用。此外，对于根据适用法律学区无权支付或承担的费用，学区亦不会向任何员工予以报销。此类费用包括洗衣费、电影票、私人电话费及零食费等。
    
6. 允许向员工报销的费用：
    
   1. 往返于学区相关活动以及学区内各建筑之间的核定里程。应按美国国税局现行标准向员工支付里程报销费。 当前的美国国税局规定确定了可报销的里程数。允许报销从员工工作地点往返员工培训会议的里程，但不包括从员工住所往返员工培训会议的里程。如果总行驶里程少于员工从住所到工作地点的常规通勤距离，则不予支付里程报销。
       
   2. 餐费及小费，每日不超过75美元。若某餐已包含在活动注册费中，或由其他来源支付，则不得报销该餐费。餐费超过10美元时，须提供收据。
       
   3. 因代表本区出差而产生的经批准的地面交通费用及其他可报销的杂费。鼓励选择最经济的地面交通方式。若因地点、距离或演示材料等原因必须使用出租车或租车服务，则可获准例外。
       
   4. 商业住宿费用不得超过单人间价格，除非两名员工共用一间房。
       
   5. 因连接互联网而产生的费用，仅在用于学校公务且事先获得主管管理人员批准的情况下，方可予以报销。
       
   6. 商业交通费用不得超过“经济舱”机票价格。如果员工驾驶私家车代替商业航空运输，将报销其实际发生的费用，但不得超过“经济舱”机票价格。
       
   7. 差旅预支：学区有权预支员工的会议或差旅费用。此类预支仅限于预计的注册费、交通费和住宿费。每项申请必须经学监或其指定人员批准，且在差旅结束后须提交相关收据作为凭证。
       
   8. 价格在100美元及以下的低价商品，不适合使用学区采购订单进行采购。
       
   9. 紧急采购，即常规采购流程无法及时完成的采购。