1.0 目的

本政策旨在为学区雇员提供指导，说明学区就其人员所收集和保存的数据。

2.0 政策总则

1. 学区收集、创建、接收、保存或传播的所有个人数据，凡依据法规或联邦法律被归类为公开信息的，均应依照学区制定的程序向公众开放。
    
2. 所有其他个人数据均为私人或机密信息。

3.0 定义

1. “公开”意味着任何提出请求的人都能获取该数据。
    
2. “私人”指该数据仅限于数据主体本人及学区工作人员使用，后者需为开展学区业务而获取该数据。
    
3. “保密”意味着数据对主体不可用。
    
4. “停车位租赁数据”指政府关于停车位申请或租赁的下列信息：居住地址、家庭电话号码、工作起止时间、工作单位及工作电话号码。
    
5. “人事数据”指因个人曾为或现为学区雇员，或曾为学区求职者、志愿者，或为咨询委员会或委员会成员或申请者而收集的个人数据。
    
6. “最终候选人”指被选中接受校董会面试以获得职位的个人。

4.0 公共人事数据

1. 以下关于雇员的信息（包括志愿者和独立承包商）属于公开信息：
   1. 名称；
   2. 员工识别号，该编号不得与员工的社会保障号相同；
   3. 实际总薪资；
   4. 薪资范围；
   5. 合同费用；
   6. 实际养老金总额；
   7. 雇主支付的附加福利的价值与性质；
   8. 除薪金外，任何额外报酬（包括费用报销）的依据及金额；
   9. 职位名称；
   10. 谈判单位；
   11. 职位描述；
   12. 教育和培训背景；
   13. 先前工作经验；
   14. 首次和最后一次就业日期；
   15. 针对该员工的任何投诉或指控的存在及处理状态，无论该投诉或指控是否导致纪律处分；
   16. 根据《明尼苏达州法规》第13.43条第2款(b)项的定义，任何纪律处分措施的最终处理结果，连同该措施的具体理由及证明该措施依据的数据（不包括可能识别学区雇员身份的保密信息来源的数据）；
   17. 解决雇佣关系引发的任何争议的协议条款，包括主管买断协议，但若涉及支付超过10,000美元的公共资金，该协议必须包含具体理由说明；且此类协议不得以限制人员数据的获取或披露、或限制与人员数据相关信息及意见的讨论为目的或产生此类效果。
   18. 工作地点；
   19. 工作电话号码；
   20. 警号；
   21. 所获荣誉与奖项；
   22. 仅用于核算员工工作时间以计算薪酬的考勤表或其他同等数据，但披露考勤表数据可能揭示员工使用病假或其他医疗休假原因，或涉及其他非公开数据的情况除外；
   23. 居住县。
        
2. 人事数据可在学区认定为劳工组织开展业务所必需的范围内向其提供，或经调解服务局局长授权时提供。
    
3. 以下关于就业或咨询委员会/委员会申请人的信息属于公开信息：
   1. 资深人士身份；
   2.  相关考试成绩；
   3. 在合格名单上的排名；
   4.  工作经历；
   5.  教育和培训；
   6. 工作可用性。
       
4. 申请人的姓名属于私人数据，除非其被认证为符合空缺职位的任职资格，或成为某职位的最终候选人。
    
5. 申请担任咨询委员会/委员会职务者及现任成员的姓名和家庭住址属于公开信息。
    
6. 无论是否已作出《明尼苏达州法规》第13.43条第2(b)款所定义的最终处置，在完成对公职人员（定义见《明尼苏达州法规》第13.43条第2(e)款）的投诉或指控调查后，若公职人员在投诉或指控审理期间辞职或被解雇，则所有相关数据均属公开信息——除非公开该数据将危及正在进行的调查或泄露保密信息来源。 2(e)款定义的公职人员进行的投诉或指控调查完成时，或当投诉或指控尚在审理期间公职人员辞职或被解雇时，所有与该投诉或指控相关的数据均属公开信息，除非获取该数据会危及正在进行的调查或泄露保密信息来源。

5.0 私人人事数据

1. 所有其他人事数据均属私密信息，仅限于因工作需要而必须接触该信息的学区工作人员查阅。除非法律授权或获得员工知情书面同意，否则私密数据不会以其他方式披露。
    
2. 学区为管理员工援助计划而创建、收集或维护的数据属于私密信息。
    
3. 停车位租赁数据属于私密信息。
    
4. 学区可在调查针对雇员的任何投诉或指控时，向潜在证人展示该雇员（现任或前任）的照片。
    
5. 学区可在负责机构或其指定人员合理认定必须披露人事数据以保护员工免受自我伤害或保护可能遭受该员工伤害的他人时，向以下对象披露与安全关切相关的数据：
    
   1. 当数据与获取限制令相关时，可能受到伤害的人及其代理律师；
       
   2. 根据《明尼苏达州法规》第253B.07条第1款对雇员进行调查的申请前审查小组；或
       
   3. 法院、执法机构或检察机关。
       
6. 投诉人可查阅其向学区提交的、与针对某员工的投诉或指控相关的陈述。
    
7. 学区应根据《明尼苏达州法规》第122A.20条第2款的要求，向教学委员会或州教育委员会提交任何报告，并应在收到教师或管理人员执照管辖许可委员会的书面请求后，向该委员会提供学区档案中关于该教师的信息、任何解雇或纪律处分程序的记录。
    
8. 或和解协议，或根据《明尼苏达州法规》第122A.20条第2款规定的任何调查档案。
    
9. 当儿童、家庭与学习事务专员收到关于学生遭受虐待的举报时，学区应根据专员要求，提供所有与该举报相关且由学区收集的资料——包括涉嫌实施虐待的员工信息及目击员工信息——以便专员对举报进行评估或调查。
    
10. 为实施明尼苏达州第268章规定的再就业保险计划，个人人事数据应向经济安全部披露。

6.0 多重分类

若个人数据根据第13章或任何其他州法或联邦法律同时被归类为私人数据和机密数据，则该数据属于私人数据。

7.0 分类变更

学区所持有的数据分类，若为遵守其他涉及法律诉讼的司法或行政规则，或为符合适用于发布或接收机构所持数据的特定法规，则应予以变更。

8.0 记录的销毁与保留

学区对记录的销毁与保留须遵循州法及联邦法律规定，具体如下：

8.1 本区应遵守明尼苏达州行政部批准的记录保留时间表。
 

8.2 对于未列入明尼苏达州行政部批准的保留期限表的数据，学区应遵从相关州级或联邦机构的管辖权。
 

8.3 行政部门应制定程序，确保遵守州和联邦关于数据保留及记录销毁的法规要求。

9.0 负责机构

员工授权/免责声明书

      本政策附有员工授权书作为补充条款。