1.0 目的

本政策的目的是就学区收集和保存的有关其员工的数据，向学区员工提供指导。

2.0 政策概述

1. 学区收集、创建、接收、保存或传播的、根据州法或联邦法律被归类为公共信息的个人数据，均应按照学区制定的程序向公众开放。
    
2. 所有其他涉及个人的数据均为私人或机密信息。

3.0 定义

1. “公开”是指任何人提出请求均可获取该数据。
    
2. “私有”是指该数据可供数据主体以及因开展学区业务而需要该数据的学区工作人员查阅。
    
3. “保密”是指受试者无法获取该数据。
    
4. “停车位租赁数据”是指关于停车位申请或租赁的以下政府数据：居住地址、家庭电话号码、工作开始和结束时间、工作单位及工作电话号码。
    
5. “人事数据”是指因个人目前或曾经是学区雇员，或曾是学区求职者、志愿者，或是咨询委员会或委员会的成员或申请者而收集的关于该个人的数据。
    
6. “入围者”指被选中接受校董会面试以竞聘某职位的个人。

4.0 公共人事数据

1. 以下关于员工（包括志愿者和独立承包商）的信息属于公开信息：
   1. 名称；
   2. 员工识别号，该号码不得与员工的社会保障号相同；
   3. 实际税前工资；
   4. 薪资范围；
   5. 合同费用；
   6. 实际养老金总额；
   7. 雇主支付的附加福利的价值和性质；
   8. 除工资外，任何额外报酬（包括费用报销）的依据及金额；
   9. 职位名称；
   10. 谈判单位；
   11. 职位描述；
   12. 教育和培训背景；
   13. 以往的工作经历；
   14. 首次和最后一次就业日期；
   15. 针对该员工的任何投诉或指控的存在及情况，无论该投诉或指控是否导致了纪律处分；
   16. 根据《明尼苏达州法规》第13.43条第2款(b)项的定义，任何纪律处分的最终处理结果，连同采取该处分的具体理由及证明其依据的资料，但不包括可能泄露学区雇员作为保密消息来源身份的资料；
   17. 解决因雇佣关系产生的任何争议的协议条款，包括学监买断协议；但若该协议涉及支付超过10,000美元的公共资金，则必须包含达成协议的具体理由，且该协议不得旨在或实际上限制获取或披露人事数据，或限制讨论与人事数据相关的信息或意见；
   18. 工作地点；
   19. 工作电话号码；
   20. 警号；
   21. 所获荣誉与奖项；
   22. 用于计算员工工时以进行薪资核算的考勤表或其他同类数据，但若披露考勤表数据将导致员工请病假或其他医疗假的原因被揭露，或涉及其他非公开数据的情况除外；
   23. 居住地所在县。
        
2. 在学区认定劳工组织开展业务确有必要，或经调解服务局局长授权的情况下，可向劳工组织提供人事数据。
    
3. 以下关于求职者或顾问委员会/委员会成员候选人的信息属于公开信息：
   1. 退伍军人身份；
   2.  相关考试成绩；
   3. 在合格名单中的排名；
   4.  工作经历；
   5.  教育与培训；
   6. 工作机会。
       
4. 申请人的姓名属于个人隐私信息，但经确认符合空缺职位的任职资格或成为该职位的最终候选人时除外。
    
5. 咨询委员会/委员会的任命申请人和委员的姓名及住址均属公开信息。
    
6. 无论是否已根据《明尼苏达州法典》第13.43条第2(b)款的规定作出最终处理，只要针对《明尼苏达州法典》第13.43条第2(e)款所定义的公职人员的投诉或指控的调查已完成， 第2(e)款所定义的公职人员，或该公职人员在投诉或指控待决期间辞职或被解雇，与该投诉或指控有关的所有数据均属公开信息，除非查阅该数据会危及正在进行的调查或泄露保密信息来源。

5.0 个人数据

1. 所有其他人事数据均属隐私信息，仅会与因工作需要而必须获取这些信息的学区工作人员共享。除非法律授权或经员工知情并书面同意，否则不会以其他方式披露隐私数据。
    
2. 学区为实施员工援助计划而创建、收集或维护的数据属于隐私信息。
    
3. 停车位租赁数据属于隐私信息。
    
4. 作为学区对针对该员工的任何投诉或指控进行调查的一部分，学区可向潜在证人出示该在职或离职员工的照片。
    
5. 如果主管机构或其指定人员合理认定，为防止员工自伤或保护可能受到该员工伤害的他人，有必要披露人事数据，则学区可向以下对象披露与安全关切相关的数据：
    
   1. 当相关数据涉及申请限制令时，可能受到伤害的人及其代理律师；
       
   2. 根据《明尼苏达州法典》第253B.07条第1款对该员工进行调查的申请前筛查小组；或
       
   3. 法院、执法机构或检察机关。
       
6. 投诉人有权查阅其就针对某名员工的投诉或指控向学区提交的陈述。
    
7. 学区应按照《明尼苏达州法典》第122A.20条第2款的规定，向教师委员会或州教育委员会提交相关报告；并应在负责教师或管理人员执照的发证机构提出书面请求时，向该发证机构提供学区档案中关于该教师的信息，以及任何解雇或纪律处分程序的相关信息，
    
8. 以及和解或妥协协议，或根据《明尼苏达州法典》第122A.20条第2款规定的任何调查档案。
    
9. 当儿童、家庭与学习事务专员接到关于学生涉嫌遭受虐待的报告时，学区应根据专员的要求，提供与该报告相关且由学区收集的、关于涉嫌实施虐待的员工的所有数据，或有关员工证人的信息，以便专员对该报告进行评估或调查。
    
10. 根据《明尼苏达州法典》第268章，个人人事数据应向经济安全部披露，以用于再就业保险计划的管理。

6.0 多重分类

如果个人数据根据第13章或任何其他州法或联邦法律同时被归类为“私人”和“机密”数据，则该数据属于“私人”数据。

7.0 分类变更

如果为遵守与法律诉讼相关的其他司法或行政规则，或为遵守适用于发布或接收机构所持数据的特定法规，学区所持数据的分类标准应予以调整。

8.0 记录的销毁与保留

学区对记录的销毁和保存应遵守州法和联邦法的规定，具体如下：

8.1 该学区应遵守明尼苏达州行政部批准的记录保存期限表。
 

8.2 对于未列入明尼苏达州行政部批准的文件保留计划中的数据，学区应遵守相关州或联邦机构的规定。
 

8.3 行政部门应制定相关程序，以确保遵守州和联邦关于数据保留及记录销毁的规定。

9.0 负责机构

员工授权/免责声明表

      本政策的附件中包含一份员工授权表。