一、目的

本政策旨在制定有关保存校董会记录和公布其正式会议记录的程序。

II. 一般性政策声明

学区政策规定，须妥善保存其记录以便公众查阅，并依法公布其正式会议记录。

三、会议记录与档案管理

1. 书记员或其指定人员应保存并维护校董会的永久性记录，包括校董会会议纪要及其他法定记录。根据《明尼苏达州公开会议法》规定须向公众开放的会议中所有表决结果，均应记录于为此目的设立的会议记录簿中。 学区保存的公共记录应在学区正常办公时间内供公众查阅。会议记录须经董事会批准后，方可在学区行政办公室供查阅。校董会会议记录应在后续会议上由董事会批准或修改，该行动应反映在后续会议的正式记录中。
    
2. 闭门会议记录
    
   1. 除律师-客户保密特权允许的闭门会议外，所有闭门会议均须以电子方式录音，费用由本区承担。闭门会议录音应与公开会议录音分开保存（若公开会议有录音）。若闭门会议讨论多项议题，每项议题均应单独录音。
       
   2. 区政府应将闭门会议的录音记录按以下时限予以保存：
      1. 为讨论劳资谈判策略而召开的闭门会议记录，应在合同签署后保存两年。
          
      2. 为讨论安全事项而闭门举行的会议记录，应至少保存四年。
          
      3. 为讨论不动产买卖事宜而召开的闭门会议记录，应自会议日期起至少保存八年。
          
      4. 除上述会议外，学区须将所有其他闭门会议记录保存至少三年（3年），保存期限自会议召开之日起算。
          
      5. 上述期限届满后，闭门会议的录音记录应按照学区记录保留计划的规定予以保存。
          
   3. 闭门会议的录音记录应由学区归类为受保护的非公开数据，公众或数据主体均不得查阅，但下列情况除外：

1. 劳动谈判策略会议的录音记录应归类为公共数据，并在本预算周期内所有劳动合同由区政府签署完毕后向公众开放。
    
2. 涉及不动产或动产买卖的会议记录应归类为公开数据，在会议讨论的所有不动产或动产完成买卖或本区放弃该项买卖后，应向公众提供。
    
3. 任何其他闭门会议的录音记录应按法院命令的要求进行保密和/或公开。

4. 闭门会议的录音记录应与公开会议的录音记录分开保存——前提是该学区保存公开会议录音记录——但根据上述第三部分B.3节规定被归类为公共数据的录音记录除外。被归类为非公共数据的闭门会议录音记录，也应存放在安全场所，并与被归类为公共数据的录音记录分开保存。
    
5. 闭门会议的录音记录应以易于识别其数据分类的方式保存。录音记录至少应包含以下信息：

a. 闭门会议的日期；

b. 会议闭门讨论的依据（例如：劳资谈判策略、不动产买卖、教育数据等）；以及

c. 数据的分类。

6. 涉及劳资谈判策略及财产买卖的闭门会议录音，应按下列方式保存并监控：当发生上述第三部分B.3节所述数据重新分类事件时，该录音即转为公开文件。

四、官方会议记录的公布

1. 董事会应在其会议召开后三十（30）日内，将正式会议记录在辖区官方报纸上公布一次；但若董事会每三十（30）日召开一次例会，则可在会议记录经董事会批准后十（10）日再予以公布。
    
2. 拟公布的会议记录应充分完整地如实反映会议情况。其必须包含董事会于任何例会或特别会议上所作所有正式决议的实质内容，至少应包括动议事项、动议人及附议人、每位出席成员对动议的投票情况、所提决议的性质（含简要事项说明）以及决议是否获得通过。 董事会会议记录及永久档案可包含超出正式会议记录公布要求的详细内容。若会议记录尚未经董事会批准，拟公布的记录可注明此情况。
    
3. 拟公布的会议记录可为会议要点摘要，及/或董事会决议及其他正式行动摘要。此类摘要应以清晰连贯的方式撰写，并尽可能避免使用公众普遍不熟悉的技术或法律术语。 发布摘要时，须明确标注所刊载内容仅为摘要，完整文本可于本区行政办公室查阅，且除会议记录附件外，会议记录副本可通过本区办公室或标准邮件/电子邮件方式免费获取。