I.宗旨

1. 董事会秉持公开透明的理念开展工作，坚信开放能催生更优质的项目，提升项目管理效率，使组织更积极响应公众利益，减少受私利影响的可能性。董事会将以公开为原则开展工作。同时，董事会承认并尊重法律规定的个人隐私权。 董事会同时承认，根据明尼苏达州《公开会议法》的法定例外条款，在特定情况下，闭门会议更能保障公共利益。
    
2. 本政策旨在提供指导方针，以保障公众出席校董会会议的权利，同时依法保护个人隐私权，并在法律认可的公共利益需要时举行闭门会议。

II.总政策说明

A. 除法律另有明确规定外，董事会所有会议均应向公众开放。

B. 会议仅在法律明确授权时方可闭门举行。

三、定义

“会议”指董事会至少达到法定人数或更多成员的集会，成员们在会上就与董事会公务相关的事项进行集体讨论、决策或接收信息。该术语还包括研讨会和听证会。该术语不包括偶然性聚会或社交活动。

四、程序

A. 会议

1. 定期会议

董事会例会日程表应存放于其主要办公地点。若董事会决定在与日程表所列时间或地点不同的时间或地点召开例会，则应按照召开特别会议的相同程序发布会议通知。例会应包含"研讨会"环节，在此期间董事会可就议题进行讨论或接收信息，即使未进行正式表决亦属例会范畴。

2. 特别会议

1. 特别会议是为特定目的召开的会议，其时间和地点通常与例行会议不同。召开特别会议时，董事会应在学区主要公告栏张贴书面通知，载明会议日期、时间、地点及目的。董事会于特别会议上所作决议仅限于通知所列议题。
    
2. 该通知还应邮寄或以其他方式送达给每位已提交书面要求获取特别会议通知的人员。
    
3. 本通知应于会议召开日期至少三天前张贴并邮寄或送达。对于已提交书面请求的人员，董事会可选择在会议召开至少三天前，于本区的官方报纸上刊登一次通知，作为邮寄或其他送达方式的替代方案。
    
4. 提出特别会议通知请求的人员可将请求限定于特定议题，在此情况下，董事会仅需就该特定议题向该人员发送通知。
    
5. 董事会将为特别会议通知申请设定有效期，并要求每年重新提交申请。在通知申请有效期届满前不超过60天，董事会应向前一年提交申请的每位申请人发送重新提交通知的要求。

3. 紧急会议

1. 紧急会议是指因董事会判断存在需立即审议且无法满足会议通知要求的特殊情况而召开的特别会议。
    
2. 紧急会议可由主席、书记或董事会成员以多数票表决召集。
    
3. 若会议讨论或处理了与紧急情况无关的事项，会议记录应包含对这些事项的具体描述。
    
4. 下列程序应构成紧急会议所需的通知，其他特别会议的通知要求不适用。
    
   1. 董事会应真诚努力向每家已提交书面通知请求的新闻媒体发出紧急会议通知，前提是该请求包含该新闻媒体的电话号码。
       
   2. 紧急会议的通知应通过电话或任何其他用于通知董事会成员的方式发出。
       
   3. 在向董事会成员发出通知后，应在合理可行的情况下尽快向已提交书面通知请求的每家新闻媒体发出通知。
       
   4. 通知应包含会议议题。

4. 延期或续会

若会议系先前会议的休会期或续会，且会议时间与地点已在先前会议中确定并记录于该会议纪要中，则无需另行发布或邮寄通知。

5. 闭门会议通知

本政策所述的通知要求适用于公开会议和非公开会议。

6. 实际通知

若某人于董事会会议召开前至少24小时收到会议的实际通知，则无论通知接收方式如何，该人已满足所有通知要求。

7. 健康大流行或宣布紧急状态

若发生公共卫生大流行或根据《明尼苏达州法规》第12章宣布紧急状态，会议可依据《明尼苏达州法规》第13D.021条通过电话或其他电子方式举行。

B. 投票

董事会成员的投票记录应载入为此目的而设的投票记录簿，该记录簿应在行政办公室的正常办公时间内向公众开放查阅。

C. 书面材料

1. 在任何公开会议中，凡由董事会或其雇员编制或分发、且已分发或提供给全体董事会成员的、与议程事项相关的任何印刷材料副本，均应在董事会审议相关议题期间置于会议室，供公众查阅。
    
2. 本规定不适用于依法未被列为公开的材料，或与闭门会议议程项目相关的材料。

D. 数据

1. 除下文E节关于闭门会议的规定外，不得仅因拟讨论的数据不属于公开数据而闭门举行会议。
    
2. 非公开数据可在公开会议上讨论，前提是该披露内容涉及董事会职权范围内的事项，且对处理董事会当前业务或议程事项具有合理必要性。
    
3. 在公开会议上讨论的数据保留其原始保密级别；但会议记录，无论采用何种形式，均应公开。

E. 闭门会议

1. 劳资谈判策略

1. 董事会可在公开会议上以多数票表决决定召开闭门会议，以审议劳资谈判策略，包括谈判策略或进展，或讨论及审议劳资谈判提案。
    
2. 闭门会议的时间和地点应在公开会议上予以公布。闭门会议结束后，须向公众提供一份书面出席名单，列明董事会成员及所有与会人员。会议过程应进行录音，录音带须在会议讨论的合同签署后保存两年。当董事会完成当前预算周期内所有劳动合同的签署后，录音记录应向公众开放。

2. 调解服务局结案的案件

除调解服务局局长另有规定外，委员会与其雇员或其各自代表之间的所有谈判、调解会议及听证会均属公开会议。闭门会议须以电子方式记录，费用由学区承担，且录音资料须在会议结束后至少保存三年。该录音资料不向公众开放。

3. 指控的初步审议

董事会应闭门召开一次或多次会议，对针对其管辖范围内个人的指控或控告进行初步审议。若董事会成员认定基于具体指控或控告可能需要采取任何性质的纪律处分，则在作出该结论后召开的与具体指控或控告相关的后续会议或听证会必须公开进行。 若会议所涉对象提出要求，会议亦须公开举行。闭门会议须由学区承担费用进行电子录音，且录音资料须自会议之日起保存至少三年。该录音资料不向公众开放。

4. 绩效评估

董事会可闭门会议评估其管辖范围内个人的工作表现。闭门会议前，董事会须明确被评估对象。在下次公开会议上，董事会应总结评估结论。若被评估对象提出要求，会议必须公开举行。 闭门会议须以电子方式录音，费用由学区承担。录音资料须加锁保管，自会议之日起至少保存三年。录音带的安全保管由董事会主席负责。该录音资料不向公众开放。

5. 律师与客户会议

若符合律师-客户保密特权的规定，会议可闭门举行。当诉讼迫在眉睫或存在诉讼威胁时，或董事会需要超越一般法律建议的咨询（即涉及具体行为及其法律后果的建议），律师-客户保密特权即适用。 为寻求诉讼策略相关法律建议可闭门会议，但仅因某项决议可能引发诉讼威胁本身，不足以构成闭门会议的正当理由。闭门会议动议须明确说明拟讨论事项，同时须遵守州法及联邦法规定的隐私与保密要求。法律未强制要求此类会议进行录音。

6. 解雇听证会

1. 关于解雇持证教师的听证会，可由教师自行决定采取公开或非公开形式。关于将教师安排在非自愿休假状态的听证会，应采取公开形式。
    
2. 根据《学生公平开除法》举行的学生开除听证会应为非公开听证会，除非学生本人、父母或监护人要求举行公开听证会。
    
3. 若教师或学生解雇听证会在委员会前举行且为闭门会议，则该闭门会议须以电子方式记录，费用由学区承担，且记录须在会议日期后至少保存三年。该记录不向公众开放。

7. 教练；回应机会

1. 若校董会决定不续签持证或无证校队主教练的执教合约，须在该决定作出后14天内通知该教练。
    
2. 若教练要求说明不续聘的理由，董事会必须在收到请求后10天内以书面形式向教练说明原因。
    
3. 应教练的要求，校董会必须在学校董事会会议上为教练提供合理的机会，使其能够对相关理由作出回应。
    
4. 会议可由教练决定采取公开或非公开形式，但若会议旨在讨论教育类或下文E.8节所述的其他特定非公开数据，则须采取非公开形式。
    
5. 闭门会议须以电子方式记录，费用由学区承担，且该记录须在会议结束后至少保存三年。该记录不向公众开放。

8. 讨论特定非公开数据的会议

a. 若会议讨论涉及以下类型的数据，则必须对会议的任何部分进行闭门处理：

1. 能够识别涉嫌性犯罪、家庭暴力或虐待未成年人及弱势成年人行为的受害者或举报人的数据；
    
2. 执法机构收集或创建的有效调查数据；
    
3. 非公开的教育数据、健康数据、医疗数据、福利数据或心理健康数据；或
    
4. 个人的医疗记录。

b. 闭门会议须以电子方式记录，费用由学区承担，且记录须在会议结束后至少保存三年。该记录不向公众开放。

9. 财产的购买与出售

1. 董事会可闭门会议：
   
   i. 确定学区拟出售不动产或动产的要价；
   ii. 审阅保密或非公开的评估数据；以及
   iii. 制定或审议不动产或动产买卖的报价或还价。

2. 在会议结束前，董事会必须在会议记录中明确标识闭门会议所涉及的具体不动产或动产。
    
3. 闭门会议须由学区承担费用进行录音。录音带须自会议之日起保存八年，并在会议讨论的全部不动产或动产完成买卖或董事会放弃买卖后向公众开放。闭门会议所涉不动产或动产必须在录音中明确标识。 闭门会议结束后，须向公众提供出席会议的董事会成员及所有其他人员的名单。
    
4. 基于闭门会议审议的要约达成的协议，须经董事会公开会议批准方为有效。实际购买或出售行为须在公开会议上获得批准，且购买价格或出售价格属于公开信息。

10. 安全事项

1. 董事会可闭门召开会议，以接收安全简报和报告、讨论与安全系统相关的问题、商议应急响应程序，以及审议公共服务、基础设施和设施中的安全缺陷或相关建议。若所讨论信息的披露可能危及公共安全或损害安全程序及响应措施，则可采取闭门会议形式。
    
2. 涉及安全事务的财务问题必须在公开会议上讨论，所有相关财务决策也必须在公开会议上作出。
    
3. 在闭门会议结束前，董事会必须提及闭门会议期间需审议的设施、系统、程序、服务或基础设施。
    
4. 闭门会议必须由学区承担费用进行录音，且录音资料须保存至少四年。

11. 其他会议

除上述规定外，其他会议应依法闭门举行。闭门会议须以电子方式记录，费用由学区承担，且记录须在会议结束后至少保存三年。该记录不向公众开放。

F. 会议闭幕程序

董事会召开闭门会议的通知程序应与公开会议相同。学校董事会会议须经公开会议多数表决通过后方可闭门举行。闭门会议前，董事会应在会议记录中明确说明允许闭门会议的具体授权依据，并阐述拟讨论的议题。