一、目的

1. 委员会在开展工作时秉持公开透明的理念，坚信公开透明能带来更优质的项目、更高效的项目管理，并使组织更能响应公众利益，同时减少受私人利益影响的可能性。委员会应在公开透明的原则下开展工作。与此同时，委员会承认并尊重法律规定的个人隐私权。 董事会还承认，《明尼苏达州公开会议法》中确有法定例外情形，即在特定情况下，经认定关闭董事会会议最符合公共利益。
    
2. 本政策的目的是提供指导方针，以确保公众出席校董会会议的权利，同时依法保护个人的隐私权，并在法律认可的公共利益需要时，举行非公开会议。

二、政策概述

A. 除非法律另有明确规定，董事会所有会议均应向公众开放。

B. 会议仅在法律明确授权的情况下方可闭门举行。

三、定义

“会议”是指董事会至少达到法定人数或更多成员的聚会，在该聚会上，成员们作为集体就与董事会公务相关的事项进行讨论、作出决定或听取信息。该术语还包括研讨会议和听证会。该术语不包括非正式聚会或社交聚会。

四、程序

A. 会议

1. 例会

董事会例会的日程表应存档于其主要办公地点。如果董事会决定在与日程表所列时间或地点不同的时间或地点召开例会，则应按照召开特别会议的相同程序发出会议通知。例会应包括“研讨会议”，在此期间，董事会可召开会议讨论问题或听取信息，即使董事会未进行正式表决。

2. 特别会议

1. 特别会议是指为特定目的而召开的会议，其时间和地点通常与例行会议不同。对于特别会议，董事会应在学区的公告栏上张贴书面通知，载明会议的日期、时间、地点及目的。董事会于特别会议上所作出的决议仅限于通知中列明的议题。
    
2. 该通知还应邮寄或以其他方式送达给每一位曾提交书面请求要求接收特别会议通知的人员。
    
3. 本通知应在会议召开日期前至少三天张贴、邮寄或送达。对于已提交书面请求的人员，董事会可选择在会议召开前至少三天，在本区官方报纸上刊登一次通知，以替代邮寄或以其他方式送达通知。
    
4. 提出特别会议通知请求的人可将请求限定于特定事项；在此情况下，董事会仅需就该等特定事项向该人发送通知。
    
5. 董事会将对特别会议通知申请设定有效期，并要求每年重新提交一次。在通知申请有效期届满前不超过60天，董事会应向上一年度提交申请的每名人员发送关于重新提交要求的通知。

3. 紧急会议

1. 紧急会议是指因某些情况而召开的特别会议，董事会认为这些情况需要立即审议，且无法满足会议的通知要求。
    
2. 主席、秘书或经董事会成员多数表决，均可召集紧急会议。
    
3. 如果会议中讨论或处理了与紧急情况无直接关联的事项，会议记录中应具体说明这些事项。
    
4. 以下程序应构成召开紧急会议所需的通知，其他特别会议的通知要求不适用。
    
   1. 如果新闻媒体在书面通知请求中提供了其电话号码，董事会应本着诚意，向每一家提出书面通知请求的新闻媒体发出紧急会议的通知。
       
   2. 紧急会议的通知应通过电话或任何其他用于通知董事会成员的方式发出。
       
   3. 在向董事会成员发出通知后，应在合理可行的情况下尽快向每家已提交书面通知请求的新闻媒体发出通知。
       
   4. 通知中应注明会议议题。

4. 休会或续会

如果某次会议是前次会议的中断会议或续会，且会议的时间和地点已在前次会议上确定并记录在该次会议的会议记录中，则无需再发布或邮寄通知。

5. 闭门会议通知

本政策中所述的通知要求同时适用于公开会议和闭门会议。

6. 实际通知

如果某人至少在董事会会议召开前24小时收到会议通知，则无论通知的接收方式如何，均视为已满足针对该人的所有通知要求。

7. 公共卫生大流行或宣布进入紧急状态

若发生公共卫生大流行，或根据《明尼苏达州法典》第12章宣布进入紧急状态，可依照《明尼苏达州法典》第13D.021条的规定，通过电话或其他电子方式召开会议。

B. 投票

董事会成员的投票情况应记录在专门为此设立的记录簿中，该记录簿应在学区的行政办公室于所有正常办公时间内向公众开放查阅。

C. 书面材料

1. 在任何公开会议中，凡由董事会或其雇员编制或分发、且已分发给或可供全体董事会成员查阅的与议程项目相关的任何印刷材料，均应在会议室备置，供公众在董事会审议相关事项期间查阅。
    
2. 本条款不适用于法律未规定为公开的材料，也不适用于与闭门会议议程项目有关的材料。

D. 数据

1. 除下文E节“闭门会议”中所述情况外，不得仅因拟讨论的数据不属于公开数据而将会议定为闭门会议。
    
2. 非公开数据可在公开会议上进行讨论，前提是该信息的披露涉及董事会职权范围内的事项，且对于处理董事会正在审议的业务或议程项目具有合理必要性。
    
3. 在公开会议上讨论的数据仍保留其原始保密级别；但会议记录，无论采取何种形式，均应向公众公开。

E. 闭门会议

1. 劳资谈判策略

1. 董事会可在公开会议上以多数票表决，决定召开闭门会议，以审议劳资谈判策略，包括谈判策略、最新进展，或对劳资谈判提案进行讨论和审议。
    
2. 闭门会议的时间和地点应在公开会议上公布。闭门会议结束后，应向公众提供一份载有董事会成员及所有出席闭门会议人员名单的书面名册。会议过程应进行录音，且录音应自会议讨论的合同签署之日起保存两年。在董事会签署本预算期内的所有劳动合同后，应向公众提供该录音。

2. 调解服务局终止的调解程序

委员会与其雇员或其各自代表之间进行的所有谈判、调解会议和听证会均为公开会议，除非调解服务局局长另有规定。闭门会议必须由特区承担费用进行电子录音，且录音必须在会议结束后至少保存三年。该录音不向公众公开。

3. 对指控的初步审议

委员会应闭门举行一次或多次会议，对针对其管辖范围内个人的指控或控诉进行初步审议。如果委员会成员认定，基于这些具体的指控或控诉，可能需要采取任何形式的纪律处分，则在作出该认定后，与这些具体指控或控诉有关的后续会议或听证会必须公开举行。 若会议所涉个人提出要求，会议亦须公开举行。闭门会议须由学区承担费用进行电子录音，且录音资料须自会议之日起保存至少三年。该录音资料不向公众公开。

4. 绩效评估

董事会可闭门召开会议，以评估受其管辖的个人的工作表现。董事会应在闭门会议开始前确定待评估的个人。在随后的公开会议上，董事会应总结其评估结论。若会议对象本人提出要求，会议必须公开举行。 闭门会议须由学区承担费用进行电子录音，录音资料须妥善保管、上锁，并自会议之日起保存至少三年。此类录音带的安全保管由董事会主席负责。录音资料不向公众公开。

5. 律师与委托人的会面

如果律师-客户保密特权允许，会议可以闭门举行。当诉讼迫在眉睫或存在诉讼威胁时，或者当董事会需要超出一般法律建议范围的法律意见（即涉及具体行为及其法律后果的建议）时，律师-客户保密特权即适用。 会议可因寻求有关诉讼策略的法律建议而闭门举行，但仅因某项决定的作出可能导致诉讼威胁这一事实本身，尚不足以构成闭门会议的正当理由。闭门会议动议必须具体说明将在闭门会议上讨论的事项，同时须遵守州法和联邦法下的相关隐私及保密规定。法律并未要求此类会议必须录音。

6. 解雇听证会

1. 关于解雇持证教师的听证会，应由该教师自行决定是否公开进行。关于强制教师休非自愿假的听证会，应公开进行。
    
2. 根据《学生公正开除法》举行的学生开除听证会应为非公开听证会，除非该学生、其父母或监护人要求举行公开听证会。
    
3. 如果教育委员会举行教师或学生解雇听证会且该听证会为非公开会议，则必须由学区承担费用对非公开会议进行电子录音，且录音必须自会议之日起保存至少三年。该录音不向公众公开。

7. 教练；回应机会

1. 如果委员会决定不与某位持证或未持证的校队主教练续签合同，则必须在作出该决定后14天内通知该教练。
    
2. 如果教练要求说明不续约的理由，董事会必须在收到请求后10天内以书面形式向教练说明理由。
    
3. 应教练的要求，校董会必须在校董会会议上为教练提供合理的机会，使其能够对相关理由作出回应。
    
4. 会议可由教练决定采取公开或非公开形式，但若会议系为讨论教育数据或下文E.8节所述的其他特定非公开数据而采取非公开形式，则不在此限。
    
5. 闭门会议必须由学区承担费用进行电子录音，且录音资料须自会议之日起保存至少三年。该录音不向公众公开。

8. 讨论某些非公开数据的会议

a. 若会议中讨论以下类型的数据，则会议的任何部分均须闭门进行：

1. 可能识别出涉嫌性犯罪、家庭暴力或虐待未成年人及弱势成年人案件中受害者或举报人身份的数据；
    
2. 执法机构收集或创建的正在调查中的数据；
    
3. 非公开的教育数据、健康数据、医疗数据、福利数据或心理健康数据；或
    
4. 个人的医疗记录。

b. 闭门会议必须由学区承担费用进行电子录音，且录音资料须自会议之日起保存至少三年。该录音不向公众公开。

9. 不动产的买卖

1. 董事会可将会议转为非公开会议：
   
   i. 确定学区拟出售的不动产或动产的要价；
   ii. 审议保密或非公开的评估数据；以及
   iii. 拟定或审议关于不动产或动产买卖的要约或反要约。

2. 在会议结束前，董事会必须在会议记录中明确指出闭门会议所涉及的具体不动产或动产。
    
3. 闭门会议必须由学区承担费用进行录音。录音带须自会议之日起保存八年，并在会议中讨论的所有不动产或动产完成购买或出售，或董事会放弃购买或出售后，向公众提供。闭门会议所涉及的不动产或动产必须在录音带中明确标注。 闭门会议结束后，须向公众提供董事会成员及所有出席闭门会议人员的名单。
    
4. 基于在闭门会议上审议的要约达成的协议，须经董事会公开会议批准方可生效。实际的购买或出售必须在公开会议上获得批准，且购买价格或出售价格属于公开信息。

10. 安全事项

1. 若披露所讨论的信息会对公共安全构成威胁，或损害安全程序或应对措施，董事会可闭门召开会议，以听取安全简报和报告，讨论与安全系统相关的问题，商讨应急响应程序，以及探讨公共服务、基础设施和设施中的安全缺陷或相关建议。
    
2. 与安全事务相关的财务问题必须在公开会议上进行讨论，所有相关财务决策也必须在公开会议上作出。
    
3. 在结束会议之前，董事会必须说明将在闭门会议期间讨论的设施、系统、程序、服务或基础设施。
    
4. 闭门会议必须由学区承担费用进行录音，且录音资料须保存至少四年。

11. 其他会议

除上述规定外，其他会议应依法以非公开形式举行。非公开会议必须由学区承担费用进行电子录音，且录音资料须自会议之日起保存至少三年。该录音资料不向公众公开。

F. 会议结束程序

教育委员会应像召开公开会议一样，对闭门会议发出通知。只有在公开会议上经多数票表决通过后，教育委员会会议方可转为闭门会议。在转为闭门会议之前，教育委员会应在会议记录中说明允许会议转为闭门会议的具体法律依据，并说明拟讨论的议题。