一、 目的

本政策的目的是制定关于学区委员会记录的保存及其正式会议记录的发布的相关程序。

二、 总体政策声明

本学区的政策是妥善保管其记录，以便公众查阅，并依法公布其正式会议记录。

三、会议记录与档案的保存

1. 书记员或其指定人员应保存并维护教育委员会的永久性记录，包括教育委员会会议纪要及其他必要的委员会记录。根据《明尼苏达州公开会议法》规定必须向公众开放的会议中进行的所有表决，均应记录在为此目的设立的会议记录簿中。 学区保存的公共记录应在学区的正常办公时间内供公众查阅。会议纪要经董事会批准后，应在学区行政办公室供公众查阅。学校董事会会议的纪要应由董事会于后续会议上批准或修改，该项行动应反映在该后续会议的正式会议记录中。
    
2. 闭门会议的录音
    
   1. 除因律师-客户保密特权而允许闭门进行的会议外，所有闭门会议均须由区政府承担费用进行电子录音。闭门会议的录音应与公开会议的录音分开进行（如公开会议有录音的话）。如果闭门会议旨在讨论多项事宜，则每项事宜均应分别录音。
       
   2. 区政府应将闭门会议的录音保存以下期限：
      1. 关于劳资谈判策略的非公开会议记录，应在合同签署后保存两年。
          
      2. 闭门会议的记录，如涉及安全事项，应至少保存四（4）年。
          
      3. 关于讨论房产买卖的闭门会议记录，应自会议之日起保存至少八（8）年。
          
      4. 学区应将所有其他闭门会议的记录自会议之日起保存至少三（3）年。
          
      5. 上述期限届满后，闭门会议的录音应按照学区《记录保存时间表》的规定予以保存。
          
   3. 闭门会议的录音应由该区列为受保护的非公开数据，公众或数据主体均不得查阅，但以下情况除外：

1. 劳资谈判策略会议的录音应归类为公开数据，并在本预算期内所有劳动合同均由学区签署后向公众公开。
    
2. 与不动产或动产买卖相关的会议记录应归类为公开数据，并在会议中讨论的所有不动产或动产完成买卖，或该区放弃该项买卖后，向公众公开。
    
3. 任何其他非公开会议的录音应根据法院命令的要求进行保密和/或公开。

4. 非公开会议的录音应与公开会议的录音分开保存，前提是该学区已保存公开会议的录音；但根据上文第三节B.3条规定被归类为公共数据的录音除外。被归类为非公共数据的非公开会议录音，也应保存在安全地点，并与被归类为公共数据的录音分开存放。
    
5. 闭门会议的录音应以便于识别录音数据保密级别的方式进行保存。录音应至少标注以下信息：

a. 闭门会议的日期；

b. 会议闭门举行的依据（例如：劳资谈判策略、不动产的购买或出售、教育数据等）；以及

c. 数据的分类。

6. 与劳资谈判策略以及房产买卖相关的闭门会议录音，应按照规定予以保存和监控；一旦发生上述第三节B.3条所述的导致数据重新分类的事件，该录音应重新归类为公开信息。

四、 正式会议记录的公布

1. 委员会应在其举行会议后三十（30）日内，在该区的官方报纸上刊登其正式会议记录一次；但如果委员会每三十（30）天召开的例会不超过一次，则委员会可在会议记录经委员会批准后十（10）天再予以刊登。
    
2. 拟公布的会议记录应内容详实，以如实反映会议情况。其必须包含委员会在任何例行会议或特别会议上所采取的所有正式行动的实质内容，且至少应包括动议的议题、提出动议和附议的人员、每位出席委员对该动议的投票情况，以及所提决议的性质（包括对其议题的简要说明）及是否获得通过或被否决。 董事会的会议记录和永久记录可包含比官方会议记录所要求的更多细节。如果会议记录尚未获得董事会批准，拟公布的会议记录可反映这一事实。
    
3. 拟公布的会议记录可为会议主要内容的摘要，以及/或委员会决议及其他正式行动的摘要。此类摘要应以清晰连贯的方式撰写，并应尽可能避免使用公众通常不熟悉的技术或法律术语。 在发布摘要时，应明确说明所发布的内容仅为摘要，完整文本可在本区行政办公室供公众查阅，且除会议记录附件外的会议记录副本，可免费在本区办公室获取，或通过普通邮件或电子邮件索取。